Im digitalen Zeitalter geht ein guter Teil der Korrespondenz per E-Mail an die Adressaten. Dennoch hat der Geschäftsbrief nicht ausgedient, ihm kommt nach wie vor eine grosse Bedeutung zu. Oft gilt es, ein Schreiben an viele Empfänger zu verschicken – und dann wird das Kuvertieren für viele Unternehmen zur echten Herausforderung.

Je nachdem, wie umfangreich die Sendung ist, gestaltet sich das Kuvertieren schwierig. Jeder kann einen Mitarbeiter damit beauftragen, aber die Arbeit von Hand zu erledigen lohnt sich heute schlicht nicht mehr. Das ist für jeden Geschäftsmann zu kostenintensiv.

Mailingaktionen rechtzeitig planen

Wer viele Mailings an seine Kunden herausgibt, kauft sich eine Kuvertiermaschine und lehrt einen Mitarbeiter an. Dieser erledigt dann das Kuvertieren bei Bedarf. Das hat natürlich den Vorteil, dass es zügig und schnell geht, weil der Mitarbeiter in der eigenen Firma tätig und somit jederzeit abrufbar ist.

Wem dies zu aufwendig ist, wählt einen sogenannten Lettershop, der die Arbeiten erledigt. Hier muss natürlich immer der Zeitfaktor bei einem Mailing berücksichtigt werden. Es gilt, frühzeitig einen Termin für das Kuvertieren zu vereinbaren, damit die Sendung zum gewünschten Termin bei den Kunden ankommt. Die Lettershops oder der Einpackservice, etwa einpackservice.ch, arbeiten sehr zuverlässig, vorausgesetzt der Kunde macht rechtzeitig alle nötigen Angaben zu den Arbeiten und ändert diese nicht mehr kurz vor dem Kuvertieren.

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Solche Anbieter übernehmen nicht nur Briefsendungen, sondern auch Werbeprospekte oder Kataloge und das Verschicken von Werbegeschenken, etwa vor den Feiertagen wie Weihnachten. Hier ist es üblich, ein kleines Präsent zu übergeben. Dies schafft Kundenbindung und eine gute Atmosphäre.

Moderne Technik erleichtert das Kuvertieren

Mit den heutigen Maschinen, die in jedem Lettershop stehen, ist es technisch gesehen kein Problem, umfangreiche Mailings sorgfältig einzupacken und zu personalisieren. Die Lettershops haben gut geschultes Personal, das die Arbeiten in sehr kurzer Zeit erledigt. Der Kunde sollte aber alle Daten zur Hand haben, zunächst die Adressliste. Diese sollte vorher noch einmal daraufhin geprüft werden, ob alle Anschriften fürs Kuvertieren noch aktuell sind. Zwar bedeutet dies zunächst einiges an Arbeit, aber es zahlt sich aus. Förmlich ins Nichts gesendete Mailings kosten nicht nur beim Einpacken Geld, sondern auch viel Porto, und Letzteres schlägt meist mehr zu Buche als das Kuvertieren.

Gewicht der Briefsendungen beachten

An dieser Stelle sei auch erwähnt, dass der Kunde das Gesamtgewicht eines Briefes ausrechnen lässt und dann nicht wegen zwei oder drei Gramm das höhere Porto bezahlen muss. Bei einem grossen Mailing kommt da schnell ein Tausender zusammen, der sich einsparen lässt, wenn man das Gewicht richtig berechnet. Entweder ein Blatt weniger oder dünneres Papier, das sich genauso gut kuvertieren lässt. Wenn die Vorarbeiten stimmen, hält sich alles in einem tragbaren finanziellen Rahmen.

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Adresslisten sollten fürs Kuvertieren gut sortiert sein

Die Adressen sollten nach PLZ-Gebieten vorsortiert sein, damit effizient gearbeitet werden kann. Nach PLZ-Gebieten wird die Sendung dann auch weitergegeben und verschickt. Arbeit gibt es auch bei grösseren Sendungen, die einzupacken sind, beispielsweise Werbesendungen mehrerer Firmen. Dies stellt für einen Lettershop beim Kuvertieren kein Problem dar. Die Sendungen werden anschliessend in Folien verschweisst und kommen in der Regel mit der Post zum Endkunden. Da solche Sendungen nicht personalisiert werden, ist dies kostengünstiger und nicht so aufwendig.

Mehrere Angebote einzuholen lohnt sich

Lassen Sie sich von mehreren Lettershops ein Angebot machen, damit Sie gleich von Anfang an die Kosten für das Kuvertieren einplanen können. Je grösser der Auftrag, desto kostengünstiger wird es für den Kunden in der Regel. So viel Zeit sollte sein, damit das Ergebnis nicht zu teuer wird. Die Auswahl an Lettershops ist heute gross. Oft zahlt es sich aus, wenn der Kunde einen aus der Nähe wählt, damit der Transport zügig vonstatten geht.

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Oberstes Bild: Irina Fischer – fotolia.com