Das Kuvert schützt den Inhalt eines Schreibens vor unberechtigtem Einsehen durch Dritte. Doch erst seit dem 19. Jahrhundert wird es verwendet. Vorher waren Schriftstücke durch Falten oder Aufrollen und anschliessendem Versiegeln geschützt; mit zunehmendem Geschäftsbriefverkehr erwies sich diese Methode jedoch als unwirtschaftlich.

In England gelang es dem Papierwarenhändler S. K. Brewer, die vorgefertigte Briefhülle einzuführen – ein Artikel, der schnell eine hohe Nachfrage erzielte. Bereits 15 Jahre später wurden Umschläge maschinell hergestellt. Heute ist der Briefumschlag aus dem alltäglichen Leben kaum mehr wegzudenken und neue Anforderungen verlangen nach Lösungen: Wie gelangt das Schriftstück in das Kuvert und wie lassen sich Massenaussendungen innerhalb einer akzeptablen Zeitspanne kuvertieren?

Vorbereitung der Sendungen

Streng genommen gehört die Konfektionierung der Sendungen nicht zum Vorgang des Kuvertierens. Dennoch ist sie unverzichtbar: Anschreiben werden auf ein in den Umschlag passendes Format gefalzt und weitere Beilagen zusortiert. Sind die Inhalte so vorbereitet, kann das Kuvertieren beginnen. Bei der manuellen Verarbeitung geschieht dies von Hand. Jede Briefhülle und jedes Briefbogenmass erfordert dabei andere Falze.

Auch international sind Abweichungen feststellbar: Ein US-amerikanischer Standardbrief beinhaltet beispielsweise einen längeren Briefbogen, der zweimal je zur Hälfte gefaltet wird. In Deutschland ist der Briefbogen kürzer, wird ebenfalls zweimal gefaltet, hier jedoch in etwa auf ein Drittel seines Ursprungsformats. Daneben existieren weitere Formate, die als durchaus üblich zu betrachten sind.

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Erhöhte Anforderungen

Während einfache Falzmaschinen auch Sendungen im grossen Umfang für das Kuvertieren vorbereiten, müssen Prospekte und andere Beilagen häufig von Hand zusortiert werden. Nur ausgesprochen professionelle Maschinen sind in der Lage, eine Briefsendung, die aus Anschreiben, Prospektmaterial und eventuell weiteren Anlagen besteht, zusammenzustellen. Ein mehrseitiges Schreiben stellt in der Regel jedoch keine besonders hohe Anforderung an die Vorbereitung: Das Zusammentragen mehrerer Einzelseiten desselben Formats gelingt auch mit kleineren Maschinen erfolgreich.

Kuvertieren von Hand

Aussendungen in überschaubarem Umfang sind schnell von Hand zu kuvertieren. Wikipedia spricht von 100 Sendungen, die in einer Stunde fertiggestellt werden. Geübte Kuvertierer können diese Leistungen jedoch deutlich überbieten. So sind Kuvertiermaschinen meist dort zu finden, wo das Kuvertieren als Dienstleistung angeboten wird oder der Geschäftsgang selbst die Anschaffung einer solchen Maschine rechtfertigt. Versicherungen sind hier zu nennen, aber auch Behörden oder andere Unternehmen, die wiederholt Massenaussendungen zu kuvertieren haben. Für die Verarbeitung von Hand sind selbstklebende Umschläge gut geeignet, die im Anschluss an das Befüllen schnell zu schliessen sind.

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Maschinelles Kuvertieren

Die maschinelle Kuvertierung ist als Desktop-Lösung zu finden, kann jedoch auch eine ganze Halle für sich in Anspruch nehmen. Entscheidend ist, welche weiteren Verarbeitungsschritte an den Kuvertiervorgang angeschlossen sind. So lässt sich beispielsweise der Briefbogen vor der Kuvertierung automatisiert falzen. Es können werden personalisierte Antwortkarten und Prospekte beigelegt werden. Erst dann kommt die Sendung in ein Kuvert.

Um Stau in der Maschine zu vermeiden, kommt es bei der maschinellen Kuvertierung meist zur Verwendung nassklebender Umschläge. Ein Befeuchtungssystem bringt Wasser auf die Klebekante auf und verschliesst die Briefhülle. Zuletzt kann eine Frankiereinheit angeschlossen sein, die das entsprechende Porto ermittelt und aufbringt. Je nach Anforderung in den Betrieben lassen sich unterschiedliche Module zu einer Betriebseinheit zusammenschliessen und unabhängig voneinander steuern.

Grenzen der maschinellen Verarbeitung

Kuvertiermaschinen eignen sich für die Verarbeitung von Sendungen im Normbereich. Manche Verschlussarten von Hüllen – beispielsweise Versandtaschen – sind allerdings eher ungeeignet. Eine weitere Begrenzung stellt die Gesamtstärke der Inhalte dar. Kein Ausschlusskriterium hingegen bildet die Menge der zu kuvertierenden Briefe: Die Kuvertiermaschine der Firma Kern AG (K3000) bringt es auf eine Leistung von bis zu 26’000 Umschläge pro Stunde.

Ob Sendungen individuell zusammenzustellen sind, ist allein eine Frage der Investitionshöhe. Auch, ob die Anschaffung für Unternehmen generell lohnenswert ist: Wenn nur einmal jährlich eine Massenaussendung im grossen Stil ansteht, ist ein Dienstleister sicher kostengünstiger. Bei regelmässigem hohen Versandaufkommen sollte der Erwerb einer Kuvertiermaschine zumindest geprüft werden.

 

Oberstes Bild: @ djama – fotolia.com