Was beim Kuvertieren zu beachten ist
Bei der Versendung von Briefen nimmt das Kuvertieren einige Zeit in Anspruch. Gerade wenn Unternehmen eine grosse Menge von Informationsschreiben oder Werbebriefen an Kunden senden möchten, tauchen schnell Schwierigkeiten auf.
In Handarbeit wäre die Kuvertierung kaum zu bewerkstelligen – und angesichts des Zeitaufwands auch nicht wirtschaftlich. Professionelle Kuvertier-Services bieten effiziente Abhilfe.
Solche Dienstleister kümmern sich bereits um die Versandvorbereitung von Werbepost und Briefen. Grössere Kuvertiermaschinen schaffen es perfekt und zeitnah, auch Massensendungen zu kuvertieren. Das Auslagern der Kuvertierung ist aus Unternehmenssicht daher unverzichtbar, wenn ein grösserer Kundenstamm bedient werden soll.
Einige Shops haben sich auf die Vorbereitung von Sendungen spezialisiert. Auf Wunsch können sämtliche Schritte ausgeführt werden, also auch das Frankieren, das Kuvertieren, das Drucken, die Adressaufbereitung und die Postauslieferung. Für die Kunden liegt der grösste Vorteil darin, dass viel Zeit gespart wird.
Für das Kuvertieren stehen unterschiedlichster Kuverts zur Verfügung. (Bild: beermedia – fotolia.com)
Das externe Kuvertieren ergibt allerdings auch finanziell Sinn. Leistungsstarke Kuvertiermaschinen in ihrer modernen Ausführung können bis zu 10’000 Sendungen stündlich optimal kuvertieren, was den Stückpreis deutlich senkt. Geübte Mitarbeiter würden hier per Hand lediglich ein paar Hundert Kuvertierungen schaffen. Haben Unternehmen nur wenige Kunden, dann kann die Versendung und Kuvertierung auch manuell erfolgen oder von kleinen, günstigen Kuvertiermaschinen ausgeführt werden.
Steigt die Kundenzahl allerdings in den dreistelligen Bereich, sollte mit dem Versand von Infopost oder Werbebriefen besser ein Shop beauftragt werden. Würden die Briefumschläge manuell verpackt, wäre der Zeitaufwand unverhältnismässig hoch, ebenso die Kosten pro Einheit. Die Kosten für das Kuvertieren sind sehr verschieden und hängen vom Druck, der Auflage, den einzelnen Teilen des Mailings oder einer eventuellen Personalisierung ab.
Seit Jahrzehnten stellt das Kuvertieren eine klassische Handarbeit dar. Diese musste allerdings im Laufe der Zeit immer mehr dem technischen Fortschritt weichen. Kuvertiermaschinen gibt es schon seit den 70er-Jahren auf dem Markt; die gefalteten Blätter werden in einem Tempo kuvertiert, wie es keine menschliche Hand schaffen würde. Die schnellsten Kuvertiermaschinen bewerkstelligen sogar mehr als 12’000 Kuvertierungen pro Stunde.
Die Technik ist heute bereits so weit, dass der ganze Prozess des Druckens, Verarbeitens und auch Versendens komplett automatisiert wurde. Handarbeit ist für das Kuvertieren nicht mehr rentabel, denn kein Anbieter wird für eine grosse Masse noch entsprechend Arbeitnehmer engagieren. Das Füllen per Hand hat sich lange Zeit halten können, obwohl der automatisierte Prozess schon weit gediehen war. Doch mittlerweile lohnt es sich nur noch bei kleineren Auflagen.
Manchmal sollen einem Brief noch Beigaben hinzugefügt werden, welche sich nicht durch eine Kuvertiermaschine einlegen lassen. Das kommt allerdings nur noch relativ selten vor. Viele Firmen geben solche Arbeiten beispielsweise an Behindertenwerkstätten, denn damit können sie sich zugleich sozial engagieren. Das Kuvertieren ist heute somit keine Handarbeit mehr, die kontinuierlich betrieben werden kann.
Die Standardformate eines Briefumschlages sind in der DIN 678 verankert. Ein Umschlag mit der Grösse C4 kann beispielsweise genau das Format A4 verpacken und hat die Masse 229 mal 324 Millimeter. Bei der Schweizerischen Post richtet sich der Versandpreis immer nach der Grösse des Briefumschlages und nach dem Gewicht.
Jedes beliebige Format kann kuvertiert werden. Durch qualitätssichernde Technologien wird in der Regel sichergestellt, dass die Werbemittel nicht doppelt eingezogen werden und dass die Ware immer unbeschädigt in ein Kuvert gelangt. Wer bei der maschinellen Kuvertierung doch an Grenzen stosst, weil die Kundenkreativität die Sendung zu ungewöhnlich macht, kann immer noch zuverlässig und schnell auch manuell kuvertieren.
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